Déclaration de confidentialité

Eli Lilly Benelux S.A., Belgique (“Lilly”) collecte et utilise des informations personnelles (IP) concernant notre personnel pour une variété de finalités légales et légitimes liées à son activité, parmi lesquelles (i)respecter les obligations légales dont les obligations découlant de la législation sur le travail et sur l'emploi; (ii) exercer et protéger les droits de Lilly et les défendre contre des actions en justice;(iii)s'acquitter de ses obligations contractuelles envers ses employés; (iv)pour des intérêts commerciaux légitimes, dont la gestion des performances des employés et autres intérêts énoncés dans la présente politique; ou (v) sinon autorisées par dérogation applicable d’un Etat membre.

Cette politique a pour but :

D’expliquer quelles sont les données personnelles qui sont collectées et traitées dans le cadre de vos liens de travail avec Lilly.
D'expliquer la façon dont nous employons et protégeons vos données personnelles.
D'expliquer quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos informations personnelles.
De vous fournir les coordonnées de contacts auxquels vous pouvez vous adresser si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet du traitement de vos données personnelles.

Champ d’application

Cette politique s’applique aux membres du 'personnel'  de Lilly, en ce compris: les candidats à un emploi, les employés de Lilly qu'ils soient actifs ou inactifs, les anciens employés, les retraités, les personnes à charge, les bénéficiaires, les employés de prestataires de service de Lilly tels que les contractants en mission chez Lilly et d’autres personnes à propos de qui Lilly collecte des IP pour des objectifs en relation avec les ressources humaines.

Informations personnelles collectées

Lilly ne collecte que les informations personnelles qui sont nécessaires pour les besoins légitimes liés à notre activité. Lilly peut collecter et traiter les informations personnelles suivantes à propos des travailleurs:

Les détails personnels (tels que le nom, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone professionnel, le titre et la position, l’adresse privée, le numéro de téléphone privé)
La situation familiale et sociale et le mode de vie (tels que les informations nécessaires pour gérer les avantages en matière de santé et les autres avantages sociaux, y compris, le cas échéant, les informations relatives aux bénéficiaires et aux personnes à charge.)
Les informations relatives à l'éducation et à la formation (telles que les écoles secondaires/universités fréquentées, les diplômes, les formations suivies chez Lilly)
Les informations relatives à l’emploi (telles qu’un CV relatif à la carrière chez Lilly comprenant les postes occupés)
Les informations financières (telles que la rémunération et les avantages sociaux).

En outre, des photos sont régulièrement prises lors des activités de Lilly et placées sur la section belge de l'Intranet Lilly ou sur des sites sharepoint belges. Si vous ne souhaitez pas être pris en photo, vous pouvez en informer directement le photographe et vous écarter lors des photos de groupe.

Si vous souhaitez que votre photo soit retirée des sites Intranet ou sharepoint, vous pouvez soumettre votre demande à tout moment.

Pour la gestion des avantages sociaux (la paie, la gestion des contrats) ou, si nécessaire, pour assurer le respect de la loi applicable, ou avec votre consentement explicite, Lilly peut collecter et traiter des informations personnelles sensibles (IPS) telles que:

Le numéro du registre national
L'appartenance syndicale (telles que les informations requises conformément à la loi locale).La santé ou la condition physique ou mentale, y compris les handicaps (dans les cas où des avantages sociaux sont fournis par l’entreprise, ou pour une déclaration légale, ou pour l'adaptation du poste de travail ou en cas d'obligation légale)
Les infractions/sanctions pénales, les mesures ordonnées par une instance judiciaire (y compris les infractions présumées, lorsque cela est requis pour se conformer à la loi applicable), des amendes liées à l'usage d'une voiture de société.
Des données biométriques
Toutes les IPS nécessaires pour assurer la conformité aux lois sociales ou celles que vous acceptez de fournir.

Sources d’informations personnelles

Les informations peuvent être collectées de différentes manières conformément aux lois applicables.

Directement auprès du personnel - candidatures, formulaires en ligne, sites intranet Lilly, interactions directes à propos des avantages sociaux ou de l'emploi
Auprès d’autres sources – des tiers externes qui vérifient des antécédents, des personnes qui effectuent des évaluations de performances professionnelles, des enquêtes au sujet de fautes éventuelles, ou la localisation d’anciens employés ou bénéficiaires dans le but de gérer les avantages sociaux
Par l’intermédiaire des systèmes Lilly - systèmes de badges de sécurité, systèmes de vidéosurveillance, systèmes de technologies de l’information (IT) et cookies internet (activité du système informatique, telle que l’utilisation d’internet et des emails), des systèmes de ressources humaines et/ou financiers (formations, avantages sociaux, temps de travail, montants payés, dépenses)

Des procédures sont en place pour gérer toutes les autorisations nécessaires avant d’analyser l’information venant des lieux de travail physiques ou électroniques.

Utilisation des informations personnelles

Lilly peut collecter et traiter des informations personnelles relatives à notre personnel pour les raisons légitimes suivantes:

Recrutement, placement du personnel
Gestion des programmes d’avantages sociaux
Administration de la paie et des salaires
Formations
Gestion des performances
Planification de carrière, gestion des successions
Gestion des risques d’entreprise et protection du personnel
Exigences en matière de fiscalité et d’assurances
Gestion des programmes de mise en conformité et de surveillance
Communication d'information aux autorités
D’autres finalités légales et courantes liées à l’emploi, aux ressources humaines ou aux activités de l’entreprise
Vos données peuvent également être employées pour établir des profils dans le cadre des activités mentionnées ci-dessus.
Nous pouvons également employer ces informations pour satisfaire à des obligations légales et réglementaires, dont la conservation des données/documents de la société, qui sont dans l'intérêt légitime de Lilly comme la coopération aux investigations internes et celles initiées par le gouvernement en matière légale, de politique ou de conformité aux réglementations.

Vos informations seront conservées pendant la durée nécessaire aux finalités légitimes et légales de l’entreprise, conformément à nos politiques en matière de conservation de documents et aux lois et réglementation applicables.

De temps à autre, Lilly et ses agents ou représentants autorisés peuvent surveiller ou revoir les dossiers du personnel, documents ou autres informations, en ce compris la correspondance par email, les rapports de visite du personnel en charge des ventes, les données de connexion internet, les données des lecteurs de badges de sécurité, et des données similaires contenues dans les réseaux, ordinateurs ou autres appareils électroniques dont Lilly est propriétaire et qui sont utilisés par notre personnel.

Certains de ces supports pourraient contenir des informations personnelles vous concernant. Dans ce cas, Lilly agira uniquement lorsque cela est réellement justifié et uniquement d’une manière permise par la loi, y compris lorsque Lilly doit protéger ses droits et intérêts, enquêter sur des violations présumées de la loi ou des politiques de l’entreprise, ou répondre à une requête valable en matière de respect des lois. Lilly fera preuve de vigilance afin d’assurer que ses actions soient ciblées et proportionnées, et tâchera d’exclure, dans la mesure du possible, les supports ou informations non pertinents, y compris les contenus qui ne sont pas liés au travail mais qui ont été stockés par les travailleurs sur des systèmes appartenant à l’entreprise.

Partage des informations

Au sein de Lilly, vos informations personnelles peuvent être partagées avec des personnes qui ont un besoin professionnel d’accéder à ces informations.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers comme des adminitrateurs/fournisseurs d’avantages sociaux, etc… à des fins conformes à ce qui est décrit dans le cadre de la présente politique. Tous les tiers qui ont accès à vos informations ont acceptés de protéger les informations et les utiliser exclusivement selon nos directives.

Lilly communiquera des informations personnelles dans les cas où cela est requis par la loi ou lorsque cela s'avère nécessaire pour protéger votre santé et votre sécurité ainsi que celle d’ autres individus, ou encore lorsque c'est nécessaire pour les intérêts vitaux de la société; elle les communiquera par exemple à des agences gouvernementales pour se conformer à des demandes dans le cadre de la sécurité nationale ou d'application de la loi, lorsqu’elle est contrainte de le faire par une assignation ou une ordonnance d’un tribunal, ou à la personne que vous avez désigneé comme personne à contacter en cas d’urgence.

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles et nous mettons en place des mesures raisonnables de protections physiques, électroniques et des procédures de sauvegarde pour protéger l’information personnelle que nous traitons et conservons. Nous limitons par exemple l'accès à vos données à des employés autorisés, aux agents, aux contractants, aux prestataires de services, aux filiales et partenaires ou d'autres personnes encore qui ont besoin d'y accéder pour réaliser les activités qui leur ont été confiées et pour assumer les responsabilités que Lilly leur a données. Bien que nous nous efforcions d'assurer une sécurité raisonnable à l'information que nous traitons et que nous conservons, aucun système de sécurité ne peut empêcher toutes les éventuelles failles de sécurité.

Lilly peut transmettre vos informations personnelles à d’autres filiales de Lilly partout dans le monde. Ces filiales peuvent à leur tour transmettre ces informations à d'autres filiales de Lilly. Certaines de ces filiales peuvent être situées dans des pays qui n'appliquent pas le même niveau de protection de données. Toutefois, toutes les filiales de Lilly ont l'obligation de traiter les données personnelles de la façon dont nous le décrivons dans le présent document. Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements au sujet des transferts et des mesures de sécurité que Lilly a mis en place pour des transferts transfrontaliers des données personnelles, veuillez prendre contact avec nous à l'adresse [email protected] ou visiter le site https://www.lilly.com/privacy .

Vos droits et vos choix

Vous avez le droit de nous demander des informations concernant la façon dont vos données sont utilisées et avec qui ces informations personnelles sont partagées. Vous avez également le droit de demander à voir et recevoir une copie des informations personnelles que nous avons à votre sujet, d'en demander la correction ou la suppression.

Il est possible d'avoir accès à beaucoup de vos informations personnelles sur l'intranet de Lilly. Nous comptons sur vous pour tenir ces informations à jour et pour veiller à ce qu'elles soient complètes et exactes. Si vous avez une question au sujet de vos informations personnelles, en dehors des renseignements auxquels vous pouvez avoir accès directement, vous pouvez contacter le département des Ressources Humaines au numéro de téléphone: +32 2 548 84 84.

Si vous avez des objections à ce que certaines de vos informations personnelles soient collectées, stockées ou transférées, nous vous prions de prendre contact avec la personne de contact aux Ressources Humaines - vous trouverez ses coordonnées ci-dessous. Cette personne tâchera de trouver une solution raisonnable à vos objections. Le fait de vous opposer au traitement pourrait toutefois avoir pour résultat que certains avantages ne vous soient pas octroyés ou que certaines exigences administratives ne soient pas remplies.

Dans certaines circonstances, vous avez aussi le droit de demander le transfert de vos données à une autre entité ou personne dans un format lisible par une machine.

Il peut y avoir des limites à notre capacité à nous conformer à votre demande.

Vous pouvez faire une des demandes mentionnées ci-dessus en prenant contact avec nous :

Eli Lilly Benelux S.A.
Département des Ressources Humaines
Téléphone: +32 2 548 84 84

Si vous désirez introduire une plainte concernant la façon dont nous avons traité vos informations personnelles, vous pouvez contacter notre Data Protection Officer à l'adresse [email protected] qui étudiera la question.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse ou si vous croyez que nous n'avons pas traité vos informations personnelles conformément à la loi, il vous est possible d'introduire une plainte auprès d'une Autorité de Protection des Données (DPA).