Privacyverklaring voor personeel

Eli Lilly Benelux N.V. (“Lilly”) verzamelt en gebruikt persoonsgegevens betreffende ons personeel voor uiteenlopende zakelijke doeleinden waaronder (i) voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen, met inbegrip van de verplichtingen die voortvloeien uit het arbeidsrecht; (ii) uitoefenen en beschermen van Lilly's wettelijke rechten en ze verdedigen tegen rechtsvorderingen; (iii) uitvoeren van contractuele verplichtingen jegens werknemers; iv) rechtmatige zakelijke belangen, waaronder performance management van werknemers en andere belangen die verder in deze verklaring worden geïdentificeerd; of v) die anders worden toegestaan door derogatie van een lidstaat.

Deze verklaring heeft tot doel:

• Uit te leggen welke persoonlijke gegevens verzameld of verwerkt worden in verband met de tewerkstelling bij Lilly.

• Uit te leggen op welke manier wij uw persoonlijke gegevens gebruiken en beschermen.

• Uit te leggen welke uw rechten zijn in verband met het verwerken van uw persoonlijke gegevens.

• U in contact te brengen met personen die u kunnen helpen wanneer u vragen of opmerkingen hebt inzake de verwerkingen van uw persoonlijke gegevens.

Reikwijdte

Deze verklaring is van toepassing op alle leden van het “personeel” van Lilly, waaronder : sollicitanten, actieve en inactieve werknemers van Lilly, voormalige werknemers, gepensioneerden, personen ten laste, begunstigden, werknemers van externe dienstverleners en partners van Lilly, zoals contractors die bij Lilly een opdracht uitvoeren, en overige personen over wie Lilly persoonsgegevens verzamelt voor HR-gerelateerde doeleinden.

Verwerken van persoonsgegevens

Lilly verzamelt enkel de persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor onze legitieme zakelijke doeleinden. Lilly kan onder meer de volgende persoonsgegevens over werknemers verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke gegevens (zoals naam, professioneel adres, professionele telefoonnummers, titel en functie, thuisadres, privé telefoonnummer)

• Familie, levensstijl en sociale omstandigheden (zoals informatie die vereist is voor het verstrekken van gezondheids- en overige persoonlijke voordelen, waaronder, indien van toepassing, informatie in verband met begunstigden en personen ten laste)

• Gegevens aangaande onderwijs en opleiding (zoals hogeschool/universiteit, diploma's, cursussen die bij Lilly werden gevolgd)

• Gegevens aangaande tewerkstelling (zoals een curriculum vitae bij Lilly, met vermelding van de uitgeoefende functies)

• Financiële gegevens (zoals salaris en voordelen)

Daarnaast worden regelmatig foto’s gemaakt van Lilly-activiteiten, en geplaatst op het Belgische deel van het Lilly Intranet of op Belgische sharepoint sites. Indien u niet gefotografeerd wenst te worden, dan kan u dit rechtstreeks aan de fotograaf laten weten en opzij gaan. Als u wilt dat een foto van het Intranet of van sharepoint sites wordt verwijderd, kunt u hiervoor op elk moment een verzoek indienen.

Lilly kan gevoelige persoonlijke informatie (GPI) verzamelen en verwerken voor de administratie van voordelen (payroll, beheer van contracten) of, als dit noodzakelijk is, om de naleving van het toepasselijk recht te verzekeren of anderzijds met uw uitdrukkelijke goedkeuring, zoals:

• Rijksregisternummer

• Lidmaatschap van een vakbond (zoals gegevens die vereist zijn om aan het lokale recht te voldoen)

• Fysieke of geestelijke gezondheid of toestand, waaronder beperkingen (in omstandigheden waarbij voordelen door het bedrijf worden verstrekt, voor wettelijke verklaringen of voor het aanpassen van de werkplek of wanneer dit door de wet wordt vereist)

• Overtredingen/strafrechtelijke veroordelingen, door een rechter gelaste handelingen (met inbegrip van vermeende overtredingen, waar dit nodig is om te voldoen aan de wet), boetes in verband met het besturen van een bedrijfswagen

• Biometrische gegevens

• Alle GPI die vereist zijn om te voldoen aan de lokale wetgeving of die u met uw toestemming verstrekt

Verzamelen van Persoonsgegevens

Informatie kan op verschillende manieren worden verzameld, in overeenstemming met het toepasselijk recht.

• Rechtstreeks van het personeel – via sollicitaties, online formulieren, de intranetsites van Lilly, directe interactie inzake werknemersvoordelen en tewerkstelling

• Uit andere bronnen – externe partijen die instaan voor antecedentenonderzoek, prestatiebeoordelingen, onderzoeken naar mogelijk wangedrag, lokalisatie van voormalige werknemers of begunstigden om werknemersvoordelen te verstrekken

• Van de systemen van Lilly – Systemen voor veiligheidspassen, videobewakingssystemen, informatietechnologie (IT) en web cookies (activiteiten van computersystemen, waaronder internet- en e-mailgebruik), HR en/of financiële systemen (opleiding, voordelen, gewerkte uren, salarisbedragen, onkosten.

Er zijn procedures voorzien in verband met alle nodige goedkeuringen die noodzakelijk zijn voordat toegang verleend wordt tot gegevens van elektronische of fysieke werkplekken.

Gebruik van Persoonsgegevens

Lilly kan persoonsgegevens van het personeel verzamelen en verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de volgende legitieme zakelijke doeleinden:

• Rekrutering, jobplaatsing

• Administratie van benefitprogramma's

• Salaris- en loonadministratie

• Opleiding

• Prestatiemanagement

• Promotieplanning, succession management

• Corporate risk management en bescherming van het personeel

• Vereisten inzake verzekeringen en belastingen

• Administratie van compliance- en monitoringprogramma's

• Rapportering aan de overheid

• Andere wettige en gebruikelijke doeleinden op gebied van tewerkstelling, human resources en zakelijke doeleinden

• Uw gegevens kunnen ook gebruikt worden voor profilering voor het uitvoeren van de hoger vermelde activiteiten

• We kunnen die informatie ook gebruiken om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, waaronder het bewaren van bedrijfsgegevens en documenten, in het gewettigd belang van Lilly zoals samenwerking in verband met interne of door de regering geïnitieerde onderzoeken aangaande het naleven van verplichtingen op het vlak van de wetgeving, van het beleid of van de regelgeving.

Uw persoonlijke gegevens worden bewaard voor zolang als nodig is om aan de legitieme en wettige zakelijke doeleinden te voldoen volgens ons beleid voor het bewaren van documenten en de toepasselijke wet en regelgeving.

Lilly en zijn gevolmachtigden of vertegenwoordigers kunnen van tijd tot tijd de personeelsdossiers, -documenten en overige informatie - controleren, met inbegrip van e-mail correspondentie, bezoekrapporten van het verkooppersoneel, internetlogbestanden, gegevens inzake toegangspaslezers en soortgelijke gegevens die opgeslagen zijn op netwerken, computers en overige elektronische apparaten van Lilly die door ons personeel worden gebruikt. Sommige van deze materialen kunnen persoonsgegevens van u bevatten. In deze gevallen handelt Lilly uitsluitend wanneer dat gerechtvaardigd is en uitsluitend op de door de wet toegestane wijze, waaronder situaties waarin Lilly haar wettelijke rechten en belangen moet beschermen, vermeende overtredingen van de wet of bedrijfsbeleidsregels moet onderzoeken of moet voldoen aan een geldig verzoek tot rechtshandhaving. Lilly zal erop toezien dat haar inspanningen gericht en verantwoord zijn en zal trachten, in de mate van het mogelijke, irrelevante materialen of gegevens uit te sluiten, zoals gegevens die niet-werkgerelateerd zijn maar die werknemers op de systemen van het bedrijf hebben opgeslagen.

Delen van Informatie

Binnen Lilly kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met personen die een zakelijke reden hebben voor toegang tot die informatie.

Buiten Lilly kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met derden waaronder instanties die werknemersvoordelen beheren enz... voor doeleinden in overeenstemming met die welke in deze verklaring beschreven worden. Alle derden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben ermee ingestemd die informatie te beschermen en ze enkel te gebruiken volgens onze aanwijzingen.

Lilly verstrekt alleen persoonsgegevens wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit noodzakelijk is voor de bescherming van uw gezondheid en veiligheid of die van andere personen, of voor de essentiële belangen van het bedrijf, zoals aan overheidsinstanties, om te voldoen aan de vereisten aangaande nationale veiligheid of aan verzoeken inzake rechtshandhaving, wanneer Lilly daartoe verplicht is op grond van een dagvaarding of een door een rechter uitgevaardigd bevel, of aan uw aangewezen contactpersoon in geval van nood.

We begrijpen dat het beschermen van uw persoonlijke informatie belangrijk is en we bieden in redelijke mate fysieke, elektronische en procedurele beveiliging voor de bescherming van de gegevens die we verwerken en bewaren. Toegang tot uw gegevens wordt bijvoorbeeld beperkt tot bevoegde werknemers, tussenpersonen, contractors, leveranciers, dochtermaatschappijen en zakenpartners, of anderen die toegang tot de gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van de taken en verantwoordelijkheden voor rekening van Lilly. Merk op dat, niettegenstaande het feit dat we de informatie die we verwerken en bewaren trachten te beschermen, geen enkel beveiligingssysteem alle mogelijke inbreuken op de veiligheid kan voorkomen.

Lilly kan persoonlijke gegevens over u naar andere vestigingen van Lilly over de hele wereld doorsturen. Op hun beurt kunnen deze vestigingen persoonlijke gegevens over u naar andere vestigingen van Lilly sturen. Sommige vestigingen van Lilly kunnen zich bevinden in landen die onvoldoende op gegevensbescherming toezien. Toch moeten alle vestigingen van Lilly persoonlijke gegevens behandelen zoals in deze kennisgeving is beschreven. Neem voor aanvullende informatie over de basis van de overdrachten en beveiligingen die Lilly bij de internationale overdracht van persoonlijke gegevens hanteert contact op met ons op privacy@lilly.com of ga naar https://www.lilly.com/privacy.

Uw rechten en keuzes

U hebt het recht ons inlichtingen te vragen over de manier waarop uw persoonlijke gegevens wordt gebruikt en met wie die informatie wordt gedeeld. U hebt ook het recht uw persoonsgegevens die Lilly heeft verzameld in te kijken of er een kopie van te bekomen. U mag ook vragen correcties aan te brengen of de informatie te verwijderen.

Een groot deel van uw persoonlijke gegevens is toegankelijk via het Lilly intranet. We rekenen op uw medewerking om die informatie bij te werken, te vervolledigen of te verbeteren. Indien u nog vragen hebt in verband met uw persoonlijke gegevens naast wat u zelf direct kan nakijken, neem dan contact op met de Human Resources afdeling op het telefoonnummer: +32 2 548 84 84.

Indien u een bezwaar hebt dat bepaalde persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, dan wordt u verzocht dat mede te delen aan het Human Resources Departement, die dan zal trachten redelijkerwijs aan uw bezwaar tegemoet te komen. Een bezwaar tegen de verwerking kan ertoe leiden dat u bepaalde voordelen worden ontzegd of dat aan bepaalde administratieve eisen niet wordt voldaan.

U hebt ook het recht, onder bepaalde omstandigheden, om te verzoeken dat uw gegevens in machinaal leesbaar formaat worden doorgestuurd naar een andere entiteit of persoon.

Onze mogelijkheid om aan uw aanvragen tegemoet te komen kan enigszins beperkt zijn.

U kunt een van de bovenstaande verzoeken indienen bij :

Eli Lilly Benelux N.V.
Human Resources Departement
Telefoon: +32 2 548 84 84

Indien u wenst een klacht in te dienen aangaande de manier waarop wij met uw persoonlijke gegevens zijn omgegaan, dan kan u contact opnemen met onze Data Privacy Officer op het e-mail adres privacy@lilly.com die de zaak zal onderzoeken.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord of indien u van mening bent dat uw persoonlijk gegevens niet worden verwerkt in overeenstemming met de wet, dan kan u een klacht indienen bij een Data Protection Authority (DPA).

Eli Lilly Benelux S.A./N.V. (“Lilly”) collects and uses Personal Information (PI) about our workforce for a variety of legitimate and legal business purposes which include (i) to comply with applicable legal obligations, including obligations arising under applicable labor and employment laws; (ii) to establish, exercise and defend against legal claims or otherwise protect the legal rights of Lilly; (iii) to perform contractual duties owed to the employee; (iv) for legitimate business interests, which include performance management of employees and other interests identified in this Notice; or (v) otherwise permitted by applicable Member State derogations.

This notice is designed to:

• Explain what personal information is collected or processed when you have a human resources (HR) connection to Lilly.

• Explain how we use and protect your personal information.

• Explain your rights with respect to the processing of your personal information

• Provide you with contacts if you have questions or concerns regarding the processing of your personal information.

Scope

This notice applies to members of the Lilly “workforce,” including: job applicants; active and inactive Lilly employees; former employees; retirees; dependents; beneficiaries; employees of Lilly’s third party vendors and partners, such as contractors on assignment at Lilly; and other individuals about whom Lilly collects PI for HR-related purposes.

Personal Information Processed

Lilly collects only the PI necessary for our legitimate business purposes. Lilly may collect and process the following PI pertaining to Lilly workforce:

• Personal details (such as name, work address, work phones, title and position, home address, home phone)

• Family, lifestyle and social circumstances (such as information necessary to administer health and other personal benefits, including information related to beneficiaries and dependents where applicable)

• Education and training details (such as college/university, degrees, courses taken at Lilly)

• Employment details (such as resume at Lilly including positions held)

• Financial details (such as compensation and benefits)

In addition, photos are regularly made of Lilly activities and placed on the Belgian section of the Lilly Intranet or on Belgian sharepoint sites. If you do not want your photo to be taken, you can inform the photographer directly and step aside. If you want your picture removed from the Intranet or sharepoint sites, you may submit your request at any time.

Lilly may collect and process Sensitive Personal Information (SPI) for benefits administration, [Payroll, contract management] or if required for compliance with applicable law, or otherwise with your expressed consent such as:

• Social Security Number

• Trade union membership (such as information necessary to comply with local laws)

• Physical or mental health or condition, including disabilities (in circumstances where benefits are linked or any legal declaration or workstation adaptation, or when legally required)

• Offences/criminal convictions, court ordered actions (Including alleged offences, where required to comply with law), fines linked to the use of a company car

• Biometric data

• Any SPI necessary to comply with local laws or for which you would express your consent to provide it

Sources of Personal Information

Information may be gathered in various ways in compliance with applicable laws.

• Directly from the workforce - Job applications, online forms, Lilly’s intranet sites, direct interaction regarding benefits and employment

• From other sources - External parties that perform background checks, individuals who do performance evaluations, investigations of possible misconduct, locating former employees or beneficiaries to administer benefits

• From Lilly systems - Security badge systems, video surveillance systems, information technology (IT) systems and web cookies (computer system activity, including internet and email usage), HR and/or financial systems (training, benefits, time worked, pay amounts, expenses)

Procedures are in place governing any necessary approvals before accessing information from electronic or physical workspaces.

Use of Personal Information

Lilly may collect and process PI pertaining to our workforce for the following legitimate business purposes:

• Recruitment, job placement

• Administration of benefit programs

• Payroll and compensation administration

• Training

• Performance management

• Advancement planning, succession management

• Corporate risk management and workforce protection

• Insurances and tax requirements

• Administration of compliance and monitoring programs

• Government reporting

• Other lawful and customary employment, human resources, and business related purposes.

• Your information may also be used for profiling in order to conduct the activities outlined above.

• We may also use the information to meet legal or regulatory obligations, including company record retention, that are in the legitimate interest of Lilly such as cooperation with internal and government-initiated legal, policy or regulatory compliance investigations

Your information will be saved for a period of time needed to fulfill legitimate and lawful business purposes in accordance with Lilly’s records retention policies and applicable laws and regulations.

From time to time, Lilly and its authorized representatives or agents may monitor and review workforce records, documents and other information, including e-mail correspondence, sales workforce call notes, internet log files, security badge-reader data, and similar data, residing on Lilly-owned networks, computers, and other electronic devices used by our workforce. Some of these materials may contain PI relating to you. In these cases, Lilly will only act where there is justification for doing so and only in the manner permitted by law, including when Lilly must protect its legal rights and interests, investigate suspected violations of law or company policy, or respond to valid law enforcement requests. Lilly will apply due care to ensure that its efforts are targeted and proportionate, and will try to exclude, to the greatest extent practicable, irrelevant materials or information, including non-work related materials that workers have stored on company-owned systems.

Sharing Information

Within Lilly, we may share your personal information with those who have a business need to access the information.

We may share your personal information with third parties such as benefits administrators/providers, etc. for purposes consistent with those identified in this notice. All third parties that have access to your information have agreed to protect the information and to use it only as directed by us.

Lilly will disclose PI where legally required to do so or when doing so is necessary to protect the health and safety of you or other individuals or the vital interests of the company, such as to government agencies, including to comply with national security or law enforcement requests, when compelled by a subpoena or court order, or to your designated emergency contact in the event of an emergency.

We understand that protecting your Personal Information is important and we use reasonable physical, electronic, and procedural safeguards to protect information we process and maintain. For example, we limit access to your information to authorized employees, agents, contractors, vendors, subsidiaries, and business partners, or others who need such access to carry out their assigned roles and responsibilities on behalf of Lilly. Please be aware, although we try to protect the information we process and maintain, no security system can prevent all potential security breaches.

Lilly may transmit personal information about you to other Lilly affiliates worldwide. These affiliates may in turn transmit personal information about you to other Lilly affiliates.  Some of Lilly’s affiliates may be located in countries that do not ensure an adequate level of data protection.  Nevertheless, all of Lilly’s affiliates are required to treat personal information in a manner consistent with this notice.  To obtain additional information regarding the basis for transfers and safeguards that Lilly has in place for cross-border transfers of personal information, please contact us at privacy@lilly.com or visit https://www.lilly.com/privacy.

Rights and Choices

You have the right to request information from us on how your personal information is being used and with whom that information is being shared. You also have the right to request to see and get a copy of the personal information that we have about you, request its correction or request its erasure.

Much of your PI can be accessed via the Lilly intranet. We rely upon you to keep that information up-to-date, complete and accurate. Should you have a question about your PI beyond that which you can access directly, please contact the Human Resources Department, Tel : +32 2 548 84 84.

If you object to certain PI being collected, stored or transferred, please communicate with the HR contact listed below, who will then attempt to find a reasonable accommodation to your objection. Objection to processing may result in your being denied certain benefits or administrative requirements not being met.

You also have the right to have your information transmitted to another entity or person in a machine-readable format, in limited circumstances.

There may be limitations on our ability to comply with your request.

You may make any of the above requests by contacting us at:

Eli Lilly Benelux S.A./N.V.
Human Resources Department
Tel : +32 2 548 84 84

If you wish to raise a complaint on how we have handled your personal information, you can contact our Data Protection Officer at privacy@lilly.com who will investigate the matter.

If you are not satisfied with our response or believe we are processing your personal information not in accordance with the law you can register a complaint with a Data Protection Authority (DPA).