Privacyverklaring
Eli Lilly Benelux N.V. (“Lilly”) verzamelt en gebruikt persoonsgegevens betreffende ons personeel voor uiteenlopende zakelijke doeleinden waaronder (i) voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen, met inbegrip van de verplichtingen die voortvloeien uit het arbeidsrecht; (ii) uitoefenen en beschermen van Lilly's wettelijke rechten en ze verdedigen tegen rechtsvorderingen; (iii) uitvoeren van contractuele verplichtingen jegens werknemers; iv) rechtmatige zakelijke belangen, waaronder performance management van werknemers en andere belangen die verder in deze verklaring worden geïdentificeerd; of v) die anders worden toegestaan door derogatie van een lidstaat.
Deze verklaring heeft tot doel:
Uit te leggen welke persoonlijke gegevens verzameld of verwerkt worden in verband met de tewerkstelling bij Lilly.
Uit te leggen op welke manier wij uw persoonlijke gegevens gebruiken en beschermen.
Uit te leggen welke uw rechten zijn in verband met het verwerken van uw persoonlijke gegevens.
U in contact te brengen met personen die u kunnen helpen wanneer u vragen of opmerkingen hebt inzake de verwerkingen van uw persoonlijke gegevens.
Reikwijdte
Deze verklaring is van toepassing op alle leden van het “personeel” van Lilly, waaronder : sollicitanten, actieve en inactieve werknemers van Lilly, voormalige werknemers, gepensioneerden, personen ten laste, begunstigden, werknemers van externe dienstverleners en partners van Lilly, zoals contractors die bij Lilly een opdracht uitvoeren, en overige personen over wie Lilly persoonsgegevens verzamelt voor HR-gerelateerde doeleinden.
Verwerken van persoonsgegevens
Lilly verzamelt enkel de persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor onze legitieme zakelijke doeleinden. Lilly kan onder meer de volgende persoonsgegevens over werknemers verzamelen en verwerken:
Persoonlijke gegevens (zoals naam, professioneel adres, professionele telefoonnummers, titel en functie, thuisadres, privé telefoonnummer)
Familie, levensstijl en sociale omstandigheden (zoals informatie die vereist is voor het verstrekken van gezondheids- en overige persoonlijke voordelen, waaronder, indien van toepassing, informatie in verband met begunstigden en personen ten laste)
Gegevens aangaande onderwijs en opleiding (zoals hogeschool/universiteit, diploma's, cursussen die bij Lilly werden gevolgd)
Gegevens aangaande tewerkstelling (zoals een curriculum vitae bij Lilly, met vermelding van de uitgeoefende functies)
Financiële gegevens (zoals salaris en voordelen)
Daarnaast worden regelmatig foto’s gemaakt van Lilly-activiteiten, en geplaatst op het Belgische deel van het Lilly Intranet of op Belgische sharepoint sites. Indien u niet gefotografeerd wenst te worden, dan kan u dit rechtstreeks aan de fotograaf laten weten en opzij gaan. Als u wilt dat een foto van het Intranet of van sharepoint sites wordt verwijderd, kunt u hiervoor op elk moment een verzoek indienen.
Lilly kan gevoelige persoonlijke informatie (GPI) verzamelen en verwerken voor de administratie van voordelen (payroll, beheer van contracten) of, als dit noodzakelijk is, om de naleving van het toepasselijk recht te verzekeren of anderzijds met uw uitdrukkelijke goedkeuring, zoals:
Rijksregisternummer
Lidmaatschap van een vakbond (zoals gegevens die vereist zijn om aan het lokale recht te voldoen)
Fysieke of geestelijke gezondheid of toestand, waaronder beperkingen (in omstandigheden waarbij voordelen door het bedrijf worden verstrekt, voor wettelijke verklaringen of voor het aanpassen van de werkplek of wanneer dit door de wet wordt vereist)
Overtredingen/strafrechtelijke veroordelingen, door een rechter gelaste handelingen (met inbegrip van vermeende overtredingen, waar dit nodig is om te voldoen aan de wet), boetes in verband met het besturen van een bedrijfswagen
Biometrische gegevens
Alle GPI die vereist zijn om te voldoen aan de lokale wetgeving of die u met uw toestemming verstrekt
Verzamelen van Persoonsgegevens
Informatie kan op verschillende manieren worden verzameld, in overeenstemming met het toepasselijk recht.
Rechtstreeks van het personeel – via sollicitaties, online formulieren, de intranetsites van Lilly, directe interactie inzake werknemersvoordelen en tewerkstelling
Uit andere bronnen – externe partijen die instaan voor antecedentenonderzoek, prestatiebeoordelingen, onderzoeken naar mogelijk wangedrag, lokalisatie van voormalige werknemers of begunstigden om werknemersvoordelen te verstrekken
Van de systemen van Lilly – Systemen voor veiligheidspassen, videobewakingssystemen, informatietechnologie (IT) en web cookies (activiteiten van computersystemen, waaronder internet- en e-mailgebruik), HR en/of financiële systemen (opleiding, voordelen, gewerkte uren, salarisbedragen, onkosten.
Er zijn procedures voorzien in verband met alle nodige goedkeuringen die noodzakelijk zijn voordat toegang verleend wordt tot gegevens van elektronische of fysieke werkplekken.
Gebruik van Persoonsgegevens
Lilly kan persoonsgegevens van het personeel verzamelen en verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de volgende legitieme zakelijke doeleinden:
Rekrutering, jobplaatsing
Administratie van benefitprogramma's
Salaris- en loonadministratie
Opleiding
Prestatiemanagement
Promotieplanning, succession management
Corporate risk management en bescherming van het personeel
Vereisten inzake verzekeringen en belastingen
Administratie van compliance- en monitoringprogramma's
Rapportering aan de overheid
Andere wettige en gebruikelijke doeleinden op gebied van tewerkstelling, human resources en zakelijke doeleinden
Uw gegevens kunnen ook gebruikt worden voor profilering voor het uitvoeren van de hoger vermelde activiteiten
We kunnen die informatie ook gebruiken om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, waaronder het bewaren van bedrijfsgegevens en documenten, in het gewettigd belang van Lilly zoals samenwerking in verband met interne of door de regering geïnitieerde onderzoeken aangaande het naleven van verplichtingen op het vlak van de wetgeving, van het beleid of van de regelgeving.
Uw persoonlijke gegevens worden bewaard voor zolang als nodig is om aan de legitieme en wettige zakelijke doeleinden te voldoen volgens ons beleid voor het bewaren van documenten en de toepasselijke wet en regelgeving.
Lilly en zijn gevolmachtigden of vertegenwoordigers kunnen van tijd tot tijd de personeelsdossiers, -documenten en overige informatie - controleren, met inbegrip van e-mail correspondentie, bezoekrapporten van het verkooppersoneel, internetlogbestanden, gegevens inzake toegangspaslezers en soortgelijke gegevens die opgeslagen zijn op netwerken, computers en overige elektronische apparaten van Lilly die door ons personeel worden gebruikt. Sommige van deze materialen kunnen persoonsgegevens van u bevatten. In deze gevallen handelt Lilly uitsluitend wanneer dat gerechtvaardigd is en uitsluitend op de door de wet toegestane wijze, waaronder situaties waarin Lilly haar wettelijke rechten en belangen moet beschermen, vermeende overtredingen van de wet of bedrijfsbeleidsregels moet onderzoeken of moet voldoen aan een geldig verzoek tot rechtshandhaving. Lilly zal erop toezien dat haar inspanningen gericht en verantwoord zijn en zal trachten, in de mate van het mogelijke, irrelevante materialen of gegevens uit te sluiten, zoals gegevens die niet-werkgerelateerd zijn maar die werknemers op de systemen van het bedrijf hebben opgeslagen.
Delen van Informatie
Binnen Lilly kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met personen die een zakelijke reden hebben voor toegang tot die informatie.
Buiten Lilly kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met derden waaronder instanties die werknemersvoordelen beheren enz... voor doeleinden in overeenstemming met die welke in deze verklaring beschreven worden. Alle derden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben ermee ingestemd die informatie te beschermen en ze enkel te gebruiken volgens onze aanwijzingen.
Lilly verstrekt alleen persoonsgegevens wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit noodzakelijk is voor de bescherming van uw gezondheid en veiligheid of die van andere personen, of voor de essentiële belangen van het bedrijf, zoals aan overheidsinstanties, om te voldoen aan de vereisten aangaande nationale veiligheid of aan verzoeken inzake rechtshandhaving, wanneer Lilly daartoe verplicht is op grond van een dagvaarding of een door een rechter uitgevaardigd bevel, of aan uw aangewezen contactpersoon in geval van nood.
We begrijpen dat het beschermen van uw persoonlijke informatie belangrijk is en we bieden in redelijke mate fysieke, elektronische en procedurele beveiliging voor de bescherming van de gegevens die we verwerken en bewaren. Toegang tot uw gegevens wordt bijvoorbeeld beperkt tot bevoegde werknemers, tussenpersonen, contractors, leveranciers, dochtermaatschappijen en zakenpartners, of anderen die toegang tot de gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van de taken en verantwoordelijkheden voor rekening van Lilly. Merk op dat, niettegenstaande het feit dat we de informatie die we verwerken en bewaren trachten te beschermen, geen enkel beveiligingssysteem alle mogelijke inbreuken op de veiligheid kan voorkomen.
Lilly kan persoonlijke gegevens over u naar andere vestigingen van Lilly over de hele wereld doorsturen. Op hun beurt kunnen deze vestigingen persoonlijke gegevens over u naar andere vestigingen van Lilly sturen. Sommige vestigingen van Lilly kunnen zich bevinden in landen die onvoldoende op gegevensbescherming toezien. Toch moeten alle vestigingen van Lilly persoonlijke gegevens behandelen zoals in deze kennisgeving is beschreven. Neem voor aanvullende informatie over de basis van de overdrachten en beveiligingen die Lilly bij de internationale overdracht van persoonlijke gegevens hanteert contact op met ons op [email protected] of ga naar https://www.lilly.com/privacy
Uw rechten en keuzes
U hebt het recht ons inlichtingen te vragen over de manier waarop uw persoonlijke gegevens wordt gebruikt en met wie die informatie wordt gedeeld. U hebt ook het recht uw persoonsgegevens die Lilly heeft verzameld in te kijken of er een kopie van te bekomen. U mag ook vragen correcties aan te brengen of de informatie te verwijderen.
Een groot deel van uw persoonlijke gegevens is toegankelijk via het Lilly intranet. We rekenen op uw medewerking om die informatie bij te werken, te vervolledigen of te verbeteren. Indien u nog vragen hebt in verband met uw persoonlijke gegevens naast wat u zelf direct kan nakijken, neem dan contact op met de Human Resources afdeling op het telefoonnummer: +32 2 548 84 84.
Indien u een bezwaar hebt dat bepaalde persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, dan wordt u verzocht dat mede te delen aan het Human Resources Departement, die dan zal trachten redelijkerwijs aan uw bezwaar tegemoet te komen. Een bezwaar tegen de verwerking kan ertoe leiden dat u bepaalde voordelen worden ontzegd of dat aan bepaalde administratieve eisen niet wordt voldaan.
U hebt ook het recht, onder bepaalde omstandigheden, om te verzoeken dat uw gegevens in machinaal leesbaar formaat worden doorgestuurd naar een andere entiteit of persoon.
Onze mogelijkheid om aan uw aanvragen tegemoet te komen kan enigszins beperkt zijn.
U kunt een van de bovenstaande verzoeken indienen bij :
Eli Lilly Benelux N.V.
Human Resources Departement
Telefoon: +32 2 548 84 84
Indien u wenst een klacht in te dienen aangaande de manier waarop wij met uw persoonlijke gegevens zijn omgegaan, dan kan u contact opnemen met onze Data Privacy Officer op het e-mail adres [email protected] die de zaak zal onderzoeken.
Indien u niet tevreden bent met ons antwoord of indien u van mening bent dat uw persoonlijk gegevens niet worden verwerkt in overeenstemming met de wet, dan kan u een klacht indienen bij een Data Protection Authority (DPA).