Politique de confidentialité pour le personnel
Eli Lilly Benelux S.A., Belgique (“Lilly”) collecte et utilise des informations personnelles (IP) concernant notre personnel pour une variété de finalités légales et légitimes liées à son activité, parmi lesquelles (i)respecter les obligations légales dont les obligations découlant de la législation sur le travail et sur l'emploi; (ii) exercer et protéger les droits de Lilly et les défendre contre des actions en justice;(iii)s'acquitter de ses obligations contractuelles envers ses employés; (iv)pour des intérêts commerciaux légitimes, dont la gestion des performances des employés et autres intérêts énoncés dans la présente politique; ou (v) sinon autorisées par dérogation applicable d’un Etat membre.
Cette politique a pour but :
- D’expliquer quelles sont les données personnelles qui sont collectées et traitées dans le cadre de vos liens de travail avec Lilly.
- D'expliquer la façon dont nous employons et protégeons vos données personnelles.
- D'expliquer quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos informations personnelles.
- De vous fournir les coordonnées de contacts auxquels vous pouvez vous adresser si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet du traitement de vos données personnelles.
Champ d’application
Cette politique s’applique aux membres du 'personnel' de Lilly, en ce compris: les candidats à un emploi, les employés de Lilly qu'ils soient actifs ou inactifs, les anciens employés, les retraités, les personnes à charge, les bénéficiaires, les employés de prestataires de service de Lilly tels que les contractants en mission chez Lilly et d’autres personnes à propos de qui Lilly collecte des IP pour des objectifs en relation avec les ressources humaines.
Informations personnelles collectées
Lilly ne collecte que les informations personnelles qui sont nécessaires pour les besoins légitimes liés à notre activité. Lilly peut collecter et traiter les informations personnelles suivantes à propos des travailleurs:
- Les détails personnels (tels que le nom, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone professionnel, le titre et la position, l’adresse privée, le numéro de téléphone privé)
- La situation familiale et sociale et le mode de vie (tels que les informations nécessaires pour gérer les avantages en matière de santé et les autres avantages sociaux, y compris, le cas échéant, les informations relatives aux bénéficiaires et aux personnes à charge.)
- Les informations relatives à l'éducation et à la formation (telles que les écoles secondaires/universités fréquentées, les diplômes, les formations suivies chez Lilly)
- Les informations relatives à l’emploi (telles qu’un CV relatif à la carrière chez Lilly comprenant les postes occupés)
- Les informations financières (telles que la rémunération et les avantages sociaux).
En outre, des photos sont régulièrement prises lors des activités de Lilly et placées sur la section belge de l'Intranet Lilly ou sur des sites sharepoint belges. Si vous ne souhaitez pas être pris en photo, vous pouvez en informer directement le photographe et vous écarter lors des photos de groupe.
Si vous souhaitez que votre photo soit retirée des sites Intranet ou sharepoint, vous pouvez soumettre votre demande à tout moment.
Pour la gestion des avantages sociaux (la paie, la gestion des contrats) ou, si nécessaire, pour assurer le respect de la loi applicable, ou avec votre consentement explicite, Lilly peut collecter et traiter des informations personnelles sensibles (IPS) telles que:
- Le numéro du registre national
- L'appartenance syndicale (telles que les informations requises conformément à la loi locale).
- La santé ou la condition physique ou mentale, y compris les handicaps (dans les cas où des avantages sociaux sont fournis par l’entreprise, ou pour une déclaration légale, ou pour l'adaptation du poste de travail ou en cas d'obligation légale)
- Les infractions/sanctions pénales, les mesures ordonnées par une instance judiciaire (y compris les infractions présumées, lorsque cela est requis pour se conformer à la loi applicable), des amendes liées à l'usage d'une voiture de société.
- Des données biométriques
- Toutes les IPS nécessaires pour assurer la conformité aux lois sociales ou celles que vous acceptez de fournir.
Sources d’informations personnelles
Les informations peuvent être collectées de différentes manières conformément aux lois applicables.
- Directement auprès du personnel - candidatures, formulaires en ligne, sites intranet Lilly, interactions directes à propos des avantages sociaux ou de l'emploi
- Auprès d’autres sources – des tiers externes qui vérifient des antécédents, des personnes qui effectuent des évaluations de performances professionnelles, des enquêtes au sujet de fautes éventuelles, ou la localisation d’anciens employés ou bénéficiaires dans le but de gérer les avantages sociaux
- Par l’intermédiaire des systèmes Lilly - systèmes de badges de sécurité, systèmes de vidéosurveillance, systèmes de technologies de l’information (IT) et cookies internet (activité du système informatique, telle que l’utilisation d’internet et des emails), des systèmes de ressources humaines et/ou financiers (formations, avantages sociaux, temps de travail, montants payés, dépenses)
Des procédures sont en place pour gérer toutes les autorisations nécessaires avant d’analyser l’information venant des lieux de travail physiques ou électroniques.
Utilisation des informations personnelles
Lilly peut collecter et traiter des informations personnelles relatives à notre personnel pour les raisons légitimes suivantes:
- Recrutement, placement du personnel
- Gestion des programmes d’avantages sociaux
- Administration de la paie et des salaires
- Formations
- Gestion des performances
- Planification de carrière, gestion des successions
- Gestion des risques d’entreprise et protection du personnel
- Exigences en matière de fiscalité et d’assurances
- Gestion des programmes de mise en conformité et de surveillance
- Communication d'information aux autorités
- D’autres finalités légales et courantes liées à l’emploi, aux ressources humaines ou aux activités de l’entreprise
- Vos données peuvent également être employées pour établir des profils dans le cadre des activités mentionnées ci-dessus.
- Nous pouvons également employer ces informations pour satisfaire à des obligations légales et réglementaires, dont la conservation des données/documents de la société, qui sont dans l'intérêt légitime de Lilly comme la coopération aux investigations internes et celles initiées par le gouvernement en matière légale, de politique ou de conformité aux réglementations.
Vos informations seront conservées pendant la durée nécessaire aux finalités légitimes et légales de l’entreprise, conformément à nos politiques en matière de conservation de documents et aux lois et réglementation applicables.
De temps à autre, Lilly et ses agents ou représentants autorisés peuvent surveiller ou revoir les dossiers du personnel, documents ou autres informations, en ce compris la correspondance par email, les rapports de visite du personnel en charge des ventes, les données de connexion internet, les données des lecteurs de badges de sécurité, et des données similaires contenues dans les réseaux, ordinateurs ou autres appareils électroniques dont Lilly est propriétaire et qui sont utilisés par notre personnel.
Certains de ces supports pourraient contenir des informations personnelles vous concernant. Dans ce cas, Lilly agira uniquement lorsque cela est réellement justifié et uniquement d’une manière permise par la loi, y compris lorsque Lilly doit protéger ses droits et intérêts, enquêter sur des violations présumées de la loi ou des politiques de l’entreprise, ou répondre à une requête valable en matière de respect des lois. Lilly fera preuve de vigilance afin d’assurer que ses actions soient ciblées et proportionnées, et tâchera d’exclure, dans la mesure du possible, les supports ou informations non pertinents, y compris les contenus qui ne sont pas liés au travail mais qui ont été stockés par les travailleurs sur des systèmes appartenant à l’entreprise.
Partage des informations
Au sein de Lilly, vos informations personnelles peuvent être partagées avec des personnes qui ont un besoin professionnel d’accéder à ces informations.
Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers comme des adminitrateurs/fournisseurs d’avantages sociaux, etc… à des fins conformes à ce qui est décrit dans le cadre de la présente politique. Tous les tiers qui ont accès à vos informations ont acceptés de protéger les informations et les utiliser exclusivement selon nos directives.
Lilly communiquera des informations personnelles dans les cas où cela est requis par la loi ou lorsque cela s'avère nécessaire pour protéger votre santé et votre sécurité ainsi que celle d’ autres individus, ou encore lorsque c'est nécessaire pour les intérêts vitaux de la société; elle les communiquera par exemple à des agences gouvernementales pour se conformer à des demandes dans le cadre de la sécurité nationale ou d'application de la loi, lorsqu’elle est contrainte de le faire par une assignation ou une ordonnance d’un tribunal, ou à la personne que vous avez désigneé comme personne à contacter en cas d’urgence.
Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles et nous mettons en place des mesures raisonnables de protections physiques, électroniques et des procédures de sauvegarde pour protéger l’information personnelle que nous traitons et conservons. Nous limitons par exemple l'accès à vos données à des employés autorisés, aux agents, aux contractants, aux prestataires de services, aux filiales et partenaires ou d'autres personnes encore qui ont besoin d'y accéder pour réaliser les activités qui leur ont été confiées et pour assumer les responsabilités que Lilly leur a données. Bien que nous nous efforcions d'assurer une sécurité raisonnable à l'information que nous traitons et que nous conservons, aucun système de sécurité ne peut empêcher toutes les éventuelles failles de sécurité.
Lilly peut transmettre vos informations personnelles à d’autres filiales de Lilly partout dans le monde. Ces filiales peuvent à leur tour transmettre ces informations à d'autres filiales de Lilly. Certaines de ces filiales peuvent être situées dans des pays qui n'appliquent pas le même niveau de protection de données. Toutefois, toutes les filiales de Lilly ont l'obligation de traiter les données personnelles de la façon dont nous le décrivons dans le présent document. Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements au sujet des transferts et des mesures de sécurité que Lilly a mis en place pour des transferts transfrontaliers des données personnelles, veuillez prendre contact avec nous à l'adresse privacy@lilly.com ou visiter le site https://www.lilly.com/privacy.
Vos droits et vos choix
Vous avez le droit de nous demander des informations concernant la façon dont vos données sont utilisées et avec qui ces informations personnelles sont partagées. Vous avez également le droit de demander à voir et recevoir une copie des informations personnelles que nous avons à votre sujet, d'en demander la correction ou la suppression.
Il est possible d'avoir accès à beaucoup de vos informations personnelles sur l'intranet de Lilly. Nous comptons sur vous pour tenir ces informations à jour et pour veiller à ce qu'elles soient complètes et exactes. Si vous avez une question au sujet de vos informations personnelles, en dehors des renseignements auxquels vous pouvez avoir accès directement, vous pouvez contacter le département des Ressources Humaines au numéro de téléphone: +32 2 548 84 84.
Si vous avez des objections à ce que certaines de vos informations personnelles soient collectées, stockées ou transférées, nous vous prions de prendre contact avec la personne de contact aux Ressources Humaines - vous trouverez ses coordonnées ci-dessous. Cette personne tâchera de trouver une solution raisonnable à vos objections. Le fait de vous opposer au traitement pourrait toutefois avoir pour résultat que certains avantages ne vous soient pas octroyés ou que certaines exigences administratives ne soient pas remplies.
Dans certaines circonstances, vous avez aussi le droit de demander le transfert de vos données à une autre entité ou personne dans un format lisible par une machine.
Il peut y avoir des limites à notre capacité à nous conformer à votre demande.
Vous pouvez faire une des demandes mentionnées ci-dessus en prenant contact avec nous :
Eli Lilly Benelux S.A.
Département des Ressources Humaines
Téléphone: +32 2 548 84 84
Si vous désirez introduire une plainte concernant la façon dont nous avons traité vos informations personnelles, vous pouvez contacter notre Data Protection Officer à l'adresse privacy@lilly.com qui étudiera la question.
Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse ou si vous croyez que nous n'avons pas traité vos informations personnelles conformément à la loi, il vous est possible d'introduire une plainte auprès d'une Autorité de Protection des Données (DPA).
Eli Lilly Benelux S.A./N.V. (“Lilly”) collects and uses Personal Information (PI) about our workforce for a variety of legitimate and legal business purposes which include (i) to comply with applicable legal obligations, including obligations arising under applicable labor and employment laws; (ii) to establish, exercise and defend against legal claims or otherwise protect the legal rights of Lilly; (iii) to perform contractual duties owed to the employee; (iv) for legitimate business interests, which include performance management of employees and other interests identified in this Notice; or (v) otherwise permitted by applicable Member State derogations.
This notice is designed to:
- Explain what personal information is collected or processed when you have a human resources (HR) connection to Lilly.
- Explain how we use and protect your personal information.
- Explain your rights with respect to the processing of your personal information
- Provide you with contacts if you have questions or concerns regarding the processing of your personal information.
Scope
This notice applies to members of the Lilly “workforce,” including: job applicants; active and inactive Lilly employees; former employees; retirees; dependents; beneficiaries; employees of Lilly’s third party vendors and partners, such as contractors on assignment at Lilly; and other individuals about whom Lilly collects PI for HR-related purposes.
Personal Information Processed
Lilly collects only the PI necessary for our legitimate business purposes. Lilly may collect and process the following PI pertaining to Lilly workforce:
- Personal details (such as name, work address, work phones, title and position, home address, home phone)
- Family, lifestyle and social circumstances (such as information necessary to administer health and other personal benefits, including information related to beneficiaries and dependents where applicable)
- Education and training details (such as college/university, degrees, courses taken at Lilly)
- Employment details (such as resume at Lilly including positions held)
- Financial details (such as compensation and benefits)
In addition, photos are regularly made of Lilly activities and placed on the Belgian section of the Lilly Intranet or on Belgian sharepoint sites. If you do not want your photo to be taken, you can inform the photographer directly and step aside. If you want your picture removed from the Intranet or sharepoint sites, you may submit your request at any time.
Lilly may collect and process Sensitive Personal Information (SPI) for benefits administration, [Payroll, contract management] or if required for compliance with applicable law, or otherwise with your expressed consent such as:
- Social Security Number
- Trade union membership (such as information necessary to comply with local laws)
- Physical or mental health or condition, including disabilities (in circumstances where benefits are linked or any legal declaration or workstation adaptation, or when legally required)
- Offences/criminal convictions, court ordered actions (Including alleged offences, where required to comply with law), fines linked to the use of a company car
- Biometric data
- Any SPI necessary to comply with local laws or for which you would express your consent to provide it
Sources of Personal Information
Information may be gathered in various ways in compliance with applicable laws.
- Directly from the workforce - Job applications, online forms, Lilly’s intranet sites, direct interaction regarding benefits and employment
- From other sources - External parties that perform background checks, individuals who do performance evaluations, investigations of possible misconduct, locating former employees or beneficiaries to administer benefits
- From Lilly systems - Security badge systems, video surveillance systems, information technology (IT) systems and web cookies (computer system activity, including internet and email usage), HR and/or financial systems (training, benefits, time worked, pay amounts, expenses)
Procedures are in place governing any necessary approvals before accessing information from electronic or physical workspaces.
Use of Personal Information
Lilly may collect and process PI pertaining to our workforce for the following legitimate business purposes:
- Recruitment, job placement
- Administration of benefit programs
- Payroll and compensation administration
- Training
- Performance management
- Advancement planning, succession management
- Corporate risk management and workforce protection
- Insurances and tax requirements
- Administration of compliance and monitoring programs
- Government reporting
- Other lawful and customary employment, human resources, and business related purposes.
- Your information may also be used for profiling in order to conduct the activities outlined above.
- We may also use the information to meet legal or regulatory obligations, including company record retention, that are in the legitimate interest of Lilly such as cooperation with internal and government-initiated legal, policy or regulatory compliance investigations
Your information will be saved for a period of time needed to fulfill legitimate and lawful business purposes in accordance with Lilly’s records retention policies and applicable laws and regulations.
From time to time, Lilly and its authorized representatives or agents may monitor and review workforce records, documents and other information, including e-mail correspondence, sales workforce call notes, internet log files, security badge-reader data, and similar data, residing on Lilly-owned networks, computers, and other electronic devices used by our workforce. Some of these materials may contain PI relating to you. In these cases, Lilly will only act where there is justification for doing so and only in the manner permitted by law, including when Lilly must protect its legal rights and interests, investigate suspected violations of law or company policy, or respond to valid law enforcement requests. Lilly will apply due care to ensure that its efforts are targeted and proportionate, and will try to exclude, to the greatest extent practicable, irrelevant materials or information, including non-work related materials that workers have stored on company-owned systems.
Sharing Information
Within Lilly, we may share your personal information with those who have a business need to access the information.
We may share your personal information with third parties such as benefits administrators/providers, etc. for purposes consistent with those identified in this notice. All third parties that have access to your information have agreed to protect the information and to use it only as directed by us.
Lilly will disclose PI where legally required to do so or when doing so is necessary to protect the health and safety of you or other individuals or the vital interests of the company, such as to government agencies, including to comply with national security or law enforcement requests, when compelled by a subpoena or court order, or to your designated emergency contact in the event of an emergency.
We understand that protecting your Personal Information is important and we use reasonable physical, electronic, and procedural safeguards to protect information we process and maintain. For example, we limit access to your information to authorized employees, agents, contractors, vendors, subsidiaries, and business partners, or others who need such access to carry out their assigned roles and responsibilities on behalf of Lilly. Please be aware, although we try to protect the information we process and maintain, no security system can prevent all potential security breaches.
Lilly may transmit personal information about you to other Lilly affiliates worldwide. These affiliates may in turn transmit personal information about you to other Lilly affiliates. Some of Lilly’s affiliates may be located in countries that do not ensure an adequate level of data protection. Nevertheless, all of Lilly’s affiliates are required to treat personal information in a manner consistent with this notice. To obtain additional information regarding the basis for transfers and safeguards that Lilly has in place for cross-border transfers of personal information, please contact us at privacy@lilly.com or visit https://www.lilly.com/privacy.
Rights and Choices
You have the right to request information from us on how your personal information is being used and with whom that information is being shared. You also have the right to request to see and get a copy of the personal information that we have about you, request its correction or request its erasure.
Much of your PI can be accessed via the Lilly intranet. We rely upon you to keep that information up-to-date, complete and accurate. Should you have a question about your PI beyond that which you can access directly, please contact the Human Resources Department, Tel : +32 2 548 84 84.
If you object to certain PI being collected, stored or transferred, please communicate with the HR contact listed below, who will then attempt to find a reasonable accommodation to your objection. Objection to processing may result in your being denied certain benefits or administrative requirements not being met.
You also have the right to have your information transmitted to another entity or person in a machine-readable format, in limited circumstances.
There may be limitations on our ability to comply with your request.
You may make any of the above requests by contacting us at:
Eli Lilly Benelux S.A./N.V.
Human Resources Department
Tel : +32 2 548 84 84
If you wish to raise a complaint on how we have handled your personal information, you can contact our Data Protection Officer at privacy@lilly.com who will investigate the matter.
If you are not satisfied with our response or believe we are processing your personal information not in accordance with the law you can register a complaint with a Data Protection Authority (DPA).